Jest to nasz 12 odcinek, a w nim opowiemy sobie o minimalizmie i kilku zasadach, które możesz wprowadzić do swojego biura.

Dzisiaj temat, który z mojego punktu widzenia jest bardzo, bardzo ciekawy, szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy wszystko mamy na wyciągnięcie ręki. Wystarczy kilka kliknięć i jutro kurier przychodzi do nas z nową paczką. Minimalizm jest przeciwieństwem konsumpcjonizmu. Czyli przede wszystkim polega na pozbyciu się rzeczy niepotrzebnych, które zalegają w naszych szafach “bo może kiedyś się przyda”. 

Jednak minimalizm to nie tylko wyrzucenie kilku gratów – dla wielu osób jest to styl życia.

Według minimalistów, człowiek przez wiele pokoleń tworzył świat, który teraz jego samego konsumuje i niespiesznie trawi. Nowoczesne Społeczeństwo ukształtowało mit sukcesu, w dążeniu do którego spalają się całe tabuny tzw. młodych – zdolnych. Podejście to sprawia, że człowiek żyje w ciągłym uczuciu niedosytu, a to właśnie go konsumuje. Natomiast odrzucenie szalejącego konsumpcjonizmu daje poczucie spokoju i pozwala zwrócić się do wewnątrz siebie.

Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Minimalizm_(filozofia)

Taką najważniejszą zasadą minimalizmu, która niesamowicie trafiła do mnie, jest nie ilość a jakość posiadanych rzeczy. Osoby wyznające tę zasadę nie kupują rzeczy z sieciówek w promocyjnych cenach, które przetrwają 1-2 sezony. Stawiają na rzeczy dobre jakościowo, które pomimo kilku lat nie rozpadają się i nie niszczą. 

Powiedzmy, że natchniony czy natchniona tym wstępem chcesz od razu pozbyć kilku rzeczy: od czego zacząć? Skupimy się tutaj stricte na biurze i tym co może się w nim znajdować:

• Stare wizytówki osób, których już nawet nie kojarzysz,
• Instrukcje obsługi, które są dostępne online lub dotyczą sprzętów, których już nie masz,
• „Niepiszące” długopisy, flamastry, połamane ołówki i kredki,
• Promocyjne gadżety (szklanki, smycze, ulotki),
• Książki, których nigdy nie przeczytasz lub które przeczytałeś i teraz tylko kurzą się na regale,
• Zużyty sprzęt elektroniczny,
• Kable, ładowarki i inne akcesoria, których już nie używamy.

I w tym miejscu możemy przejść do pierwszej z 5 zasad, które dzisiaj przygotowaliśmy:

Zasada 1. Odgruzuj swoje biurko!

Oprócz wcześniej wymienionych przedmiotów warto zwrócić uwagę na karteczki, faktury, dokumenty i inne przedmioty, które na biurku się znajdują, a przez to jedynie nas rozpraszają. Taki szybki tip na dokumenty czy faktury: jeżeli nie chcesz ich wyrzucać, bo boisz się że mogą się w przyszłości przydać, to po prostu je zeskanuj i zapisz na dysku. Jeżeli posiadasz iPhone’a to wystarczy, że przytrzymasz dłużej palec na aplikacji Notatki, a następnie wybierzesz opcję “Skanuj dokument”.  10 minut i nagle uwalniamy biurko z dokumentów, które walały się tam od miesięcy.

Jak stworzyć ergonomiczne stanowisko pracy w biurze?

Zasada 2. Uporządkuj swój komputer

Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz robiłeś porządek na swoim pulpicie – masz tam rzeczy niezbędne czy mnóstwo plików, których nie używasz? Bałagan na pulpicie komputera czy w telefonie jest tak samo szkodliwy jak zagracone biurko. Niepotrzebne aplikacje tylko marnują Twój czas. Nieuporządkowane pliki czynią pracę stresującą, ponieważ sprawiają wrażenie, że masz do zrobienia więcej niż w rzeczywistości. 

Usuń wszystkie aplikacje i programy, których nie używasz. Na pulpicie zostaw tylko te programy i pliki, z których korzystasz w codziennej pracy. 

Zajrzyj do folderu z pobranymi plikami: to najlepszy moment, żeby w końcu zrobić w nim porządek. W przypadku faktur i dokumentów możesz zrobić to samo, co z dokumentami fizycznymi, czyli zachować je sobie na jakimś wirtualnym dysku. Tylko pamiętaj, żeby tam również zadbać o porządek!

Zasada 3. Powiadomienia 

Coś, co może niekoniecznie kojarzyć się z minimalizmem, ale co wg mnie można do tej kategorii zaliczyć, czyli powiadomienia i rozpraszacze. Powiadomienia z komunikatorów, z naszego telefonu, z maili i wielu innych aplikacji, które co chwile odrywają Cię od pracy i pochłaniają uwagę. 

Ja np. już od kilku lat mam wyłączone wszystkie powiadomienia w telefonie. Messenger, Instagram, mail. Dosłownie wszystko. No, poza sms-ami (których i tak nikt już nie używa) i przychodzącymi połączeniami. Pewnie wyłączenie powiadomień z Messengera może wielu osobom kojarzyć się z czymś niemożliwym. Gwarantuję, że to tylko w waszej głowie – ja żyję bez tego i wcale nikt nie ma do mnie pretensji, że nie odpisuję od razu. Co więcej, żadna moja znajomość przez to nie ucierpiała. A bliscy, gdy mają pilną sprawę, to po prostu do mnie dzwonią. 

Spróbujcie przetestować tę metodę u siebie, wyłączcie powiadomienia na jeden dzień i sprawdźcie czy cokolwiek się stanie – a gwarantuję, że nikt tego nawet nie zauważy 🙂 

Zasada 4. Planuj i ustalaj priorytety

Nie wiem czy masz podobnie, ale ja bardzo często łapałem się na tym, że robiłem zadania ze swojej listy, które są mało ważne, a tych najtrudniejszych – bardzo często najważniejszych – unikałem jak najdłużej.
Zasoby naszej motywacji wyczerpują się wraz z kolejnymi zadaniami do zrobienia i gdy te najtrudniejsze zadania odkładamy na później, to bardzo często nie robimy ich w ogóle. 

MÓJ SPOSÓB

Wprowadziłem u siebie zasadę, że codziennie rano przeglądam swoją listę zadań zadając sobie pytanie: “jeżeli miałbym wykonać dzisiaj tylko jedno zadanie, to które z tych wszystkich byłoby najważniejsze?”. Zaznaczam to jedno, konkretne zadanie, i od niego zaczynam pracę. 

Zasada 5. Ogarnij swojego maila

Nie wiem czy macie podobnie, ale dla mnie każda nieodczytana wiadomość to oznaka, że są jeszcze zadania do zrobienia. Ciężko odpowiadać na wszystkie maile na bieżąco, bo niektóre wymagają dużo więcej zaangażowania. Mamy dla was kilka pomysłów na to, jak można zredukować ilość nieodebranych maili, a także uniknąć ciągłego rozpraszania przez nie:

• Na wiadomości, które wymagają nie więcej niż 2 minut, odpowiadaj od razu.
• Gdy jakaś praca wymaga większego skupienia, wyłączaj maila. Jeżeli nie masz takiej możliwości, zostaw tylko alerty od osób, które tego wymagają.
• Jeżeli często odpowiadasz na podobne maile, przygotuj sobie szablony odpowiedzi – wówczas na większość z nich odpowiesz w mniej niż 2 minuty, czyli od razu.
• Wypisz się z tych wszystkich newsletterów, które tylko zagracają twoją skrzynkę niepotrzebnym spamem i promocjami.

Ja wprowadziłem jeszcze jedną zasadę do swojego tygodniowego planu zadań: w każdy piątek mam zadanie, które nazwałem “Odczytać wszystkie maile”. Wówczas przeglądam maile, które wymagają ode mnie więcej czasu i odpowiadam na wszystkie. Wtedy również przeglądam newslettery, które mnie interesują, a nie mam czasu na ich czytanie w ciągu tygodnia. Dzięki systematycznemu odczytywaniu maili co tydzień, w piątek kończę pracę z zerową listą nieodczytanych wiadomości. 

To była już ostatnia 5 zasada, którą na dzisiaj przygotowaliśmy i tak naprawdę jest to tylko wprowadzenie do tematu minimalizmu – choć niektórzy mogą stwierdzić, że z minimalizmem nie ma to nawet nic wspólnego. Jedną z zasad tej filozofii jest ciągła obserwacja i poprawa. Warto więc od czegoś zacząć, a następnie usprawniać. Pozbycie się na początku jednej niepotrzebnej rzeczy czy pliku będzie pierwszym krokiem. 

Jeżeli zainteresował was ten temat, to polecam dokument, który ukazał się w zeszłym roku na Netflixie – “Minimalizm: czas na mniej”. 

Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Minimalizm_(filozofia)